Wij geven richting en houvast

De aanbesteding is de eerste essentiële stap in het organiseren van een congres. Wij hebben jarenlange ervaring in het ondersteunen van onze opdrachtgevers bij bidprocedures, waarbij wij optreden als verbindende schakel tussen de internationale associatie, de lokale organisatiecommissie, de gaststad en de congreslocatie. In nauwe samenwerking met alle betrokken partijen werken wij aan het binnenhalen van de opdracht om een internationaal congres in Nederland te kunnen organiseren. Als professionele congres organisator ondersteunen wij onze opdrachtgevers ook bij het aanbestedingsproces van internationale congressen in het buitenland.

We stellen voor uw congres een projectteam samen, onder leiding van een senior projectmanager, en ondersteund door een projectmanager, registratiemanager en projectcoördinator. Elk van ons zet net die extra stap om uw congres vlekkeloos te laten verlopen. Allereerst zorgen wij ervoor dat de basis in orde is: wij adviseren u bij de oprichting van een stichting als rechtspersoon van het congres, wij regelen de verzekeringen, en bieden hulp bij het opstellen van een gedetailleerd plan van aanpak en de planning van het congres. Kortom, wij nemen u bij de hand en loodsen u door het hele proces.

Wij begrijpen het belang van budgetten en financiële controle voor zowel het congres als het management van de vereniging. Naast het opstellen van de begroting, geven wij ook advies over btw, subsidies, voorfinanciering en garanties. Daarbij maken wij ons sterk voor financiële transparantie in de organisatie. Wij bereiken dit door budgetten zorgvuldig te monitoren en voortdurend met opdrachtgevers te communiceren, om zo het financiële succes van uw congres te verzekeren. Uw projectmanager praat u regelmatig bij over de oorspronkelijke en herziene begroting en de werkelijke uitgaven, zodat u altijd goed op de hoogte bent van de financiële situatie. Na het congres zorgen wij voor het financiële eindverslag.

Onze projectmanagers zijn getraind in meeting design: een congresopzet bedenken met oog voor doel, inhoud, vorm en beleving. Dat zorgt ervoor dat mensen zich aangesproken voelen om deel te nemen en draagt bij aan betekenisvolle bijeenkomsten. Elk meeting design is uniek en geeft houvast aan alle betrokken partijen tijdens de uitvoering. Zo helpen we onze opdrachtgevers hun doelstellingen te bereiken en organiseren we samen met u congressen met impact.

Sinds de pandemie is de congresindustrie fundamenteel veranderd. Online en hybride bijeenkomsten hebben hun intrede gedaan en zijn niet meer weg te denken uit onze branche. Online en hybride congresvormen maken tegenwoordig dan ook een integraal onderdeel uit van ons aanbod. Daarbij bieden we ook ondersteuning bij het opzetten en inrichten van een geschikt platform tijdens uw online of hybride evenement.

Congreslogistiek en management op locatie omvatten alle activiteiten die tijdens de voorbereiding en uitvoering nodig zijn voor het goed verlopen van het congres. Wij zorgen ervoor dat de coördinatie tussen leveranciers, waaronder locatie, cateraar, AV-bedrijf en anderen, soepel verloopt. De projectmanager stelt hiervoor een gedetailleerd draaiboek samen en licht alle betrokken partijen in. Tijdens het congres is ons projectteam ter plaatse aanwezig om te zorgen voor de algemene coördinatie en het oplossen van problemen.

Sponsorwerving draagt bij aan de financiële stabiliteit van een congres en dient dan ook al vroeg te beginnen. Wij ondersteunen onze opdrachtgevers bij het samenstellen van creatieve sponsorpakketten die passen bij de vereiste sponsorvoorschriften voor congressen. Sponsoring en tentoonstellingsactiviteiten ontwikkelen wij in nauwe samenwerking met u.

Communicatie voorafgaand aan een congres is essentieel om (potentiële) deelnemers op de hoogte te houden en te interesseren. Er zijn veel middelen en kanalen die we kunnen inzetten om tot efficiënte evenementcommunicatie te komen. In nauw overleg met u stelt ons projectteam een promotieplan en planning op. Wij kunnen helpen bij het ontwikkelen van de branding voor het congres, het opzetten en beheren van de congreswebsite en alle andere publiciteitsactiviteiten. Wij bieden ook extra ondersteuning op het gebied van marketing, social media en de promotie van het congres.

De inzet van een congresapp komt uw evenement zeker ten goede. Het is duurzamer, bevordert de interactie tussen deelnemers en bespaart kosten, omdat er minder papier en printwerk nodig zijn. Wij werken meestal met de congresapp via ons EventsAIR-congresmanagementsysteem, aangezien dit in verbinding staat met het abstractmanagement en onze registratietool. Afhankelijk van uw voorkeur kunnen wij echter ook met andere apps werken.

Een eenvoudige en snelle registratie is essentieel om de congresbezoekers tevreden te houden. Wij bieden ondersteuning bij het opzetten en implementeren van de online registratie van deelnemers met als doel alle registraties efficiënt en transparant te verwerken, waardoor de ROI van uw bijeenkomst wordt verbeterd.

Onze diensten op het gebied van abstractmanagement bestaan uit het voorbereiden en begeleiden van het proces, van het moment van indienen tot het beoordelen van de inzendingen. Dat doen we in nauwe samenwerking met onze opdrachtgevers en de wetenschappelijke commissie. Na de beoordeling van de abstracts door de review commissie, informeren wij de auteurs over de status van hun inzending en zorgen wij voor het publicatieproces. Al het abstractmanagement wordt online bijhouden. Zo zorgen we ervoor dat het proces soepel en accuraat verloopt en dat de gegevens voor iedereen inzichtelijk zijn.

Wij zijn zeer ervaren in het organiseren van academische en wetenschappelijke congressen met complexe programma's. Accreditatie en naleving zijn voor ons vertrouwd terrein. Onze projectcoördinatoren ondersteunen de wetenschappelijke commissie in de communicatie met sprekers. Ook ondersteunen zij sprekers bij de voorbereiding door het beschikbaar stellen van heldere richtlijnen en instructies.

Voor het organiseren van een congres met internationale afgevaardigden is vaak ondersteuning gewenst bij het boeken van hotels. Wij helpen u graag met het reserveren van hotelkamers. Door onze samenwerking met onze vaste travel partner, hebben we korte lijnen met vele hotels in Nederland en kunnen we reserveringen snel en kostenefficiënt voor u regelen.

Hoewel kennis delen op een congres centraal staat, is netwerken tijdens een welkomstreceptie, congresdiner of excursie vaak even belangrijk. Niet alleen voor de bezoekers, maar ook voor sponsors en exposanten. Hiervoor helpen we u graag bij het samenstellen van een sociaal programma en het selecteren van een geschikte locatie. We hebben een groot netwerk en de juiste lokale contacten om ook een memorabel netwerkmoment te organiseren.