Kennis uitwisselen over myopie

4-daagse live conferentie voor IMC 2022

Aanleiding

De International Myopia Conference (IMC) vindt eenmaal in de twee jaar plaats en is hét internationale congres op het gebied van myopie. Myopie (bijziendheid) is de sterkst groeiende oogafwijking. Myopie komt steeds vaker en op steeds jongere leeftijd voor. Inmiddels is ongeveer 30% van de wereldbevolking bijziend en de verwachting is dat dit in 2050 oploopt tot 50%. Doel van IMC 2022 was het uitwisselen van kennis op wetenschappelijk niveau en het faciliteren van het wetenschappelijk netwerk voor deelnemers van ziekenhuizen, universiteiten, kennisinstituten en andere partijen. Deelnemers waren voornamelijk oogartsen, optometristen en vision researchers. Wij hielpen de organisatie een brug te slaan tussen wetenschap en praktijk.

804
Deelnemers
Live
Vorm
4 dagen
Duur
Rotterdam
Locatie

By design

We waren verantwoordelijk voor de volledige organisatie. Van projectmanagement tot deelnemersregistratie. En van congresbranding en communicatie tot de inzet van een speciale congresapp. Voor IMC 2022 stelden wij een projectteam samen, onder leiding van een senior projectmanager, en ondersteund door een projectmanager, registratiemanager en projectcoördinator. leder van ons zette net die extra stap om het congres vlekkeloos te laten verlopen. Allereerst zorgden wij ervoor dat de basis in orde was: wij adviseerden bij de oprichting van een stichting als rechtspersoon, regelden de verzekeringen en boden hulp bij het opstellen van een gedetailleerd plan van aanpak. Kortom, wij ontzorgden de opdrachtgever en loodsten de organisatiecommissie door het hele proces.

Resultaat

Communicatie voorafgaand aan het congres was essentieel om (potentiële) deelnemers op de hoogte te houden en te interesseren. In nauw overleg met de opdrachtgever van IMC 2022 stelden we een promotieplan en planning op. Wij hebben de huisstijl voor het congres ontwikkeld, de congreswebsite opgezet en beheerd, en verschillende publiciteitsactiviteiten verzorgd. Van tevoren ging de opdrachtgever uit van 600 deelnemers, maar uiteindelijk hebben ruim 800 deelnemers IMC 2022 bijgewoond. De inzet van onze congresapp kwam het congres zeker ten goede. Het was duurzamer, bevorderde de interactie en bespaarde kosten, omdat er minder papier en printwerk nodig waren. Ook stond de app in verbinding met het abstract management en onze registratietool. Ook de online deelnemersregistratie werd als zeer prettig ervaren. Het werkte snel, gaf inzicht en de opdrachtgever kon realtime meekijken.

2022 09 03 Congress by Design IMC De Doelen Rotterdam highres 26
2022 09 05 Congress by Design IMC De Doelen Rotterdam highres 9
2022 09 05 Congress by Design IMC De Doelen Rotterdam highres 65