IAPCO staat voor kwaliteit en internationale connecties
De International Association of Professional Congress Organisers, beter bekend als IAPCO, staat voor kwaliteit en educatie om daarmee de toon te zetten voor goed en betrouwbaar congresmanagement. Een lidmaatschap krijg je niet zomaar, daar gaat een uitvoerig traject met audits en reviews aan vooraf. Nicolette van Erven, oprichter en voormalig eigenaar van Congress by design en bestuurslid van IAPCO vertelt over de meerwaarde van een lidmaatschap voor PCO’s en opdrachtgevers.
Kwaliteitskeurmerk
“Een IAPCO-accreditatie is een internationaal erkend keurmerk, dat staat voor de kwaliteit van een aangesloten PCO”, vertelt Nicolette van Erven vanuit haar rol als voorzitter van de Quality Committee bij IAPCO. “Om lid te worden moet je als congresbureau eerst allerlei documenten overleggen, waarmee je laat zien wie je bent, wat je gedaan hebt en hoe je organisatie en bedrijfsvoering eruit zien. Er worden ook referenties opgevraagd. Daarmee krijgt IAPCO een indruk hoe het bedrijf gerund wordt, of het financieel gezond is en er ruimte is voor educatie en ontwikkeling. Want dat zijn voor IAPCO belangrijke voorwaarden.”
Congresbezoek als audit
Wie door de eerste ronde komt, krijgt vervolgens een IAPCO-audit, waar ook ter wereld. “Daarbij bezoeken we niet alleen het kantoor van het kandidaat-lid, maar wonen we ook een congres bij om te beoordelen hoe opzet en organisatie in de praktijk worden waargemaakt”, schetst Van Erven. “We kijken naar het hele plaatje, van strategisch advies en meeting design tot het financieel management en de communicatie. Ook praten we met de opdrachtgever, enkele deelnemers en exposanten om te horen hoe zij het congres en de samenwerking met de PCO ervaren.”
In goede handen
IAPCO staat voor continue kwaliteit. Wie eenmaal lid is, wordt jaarlijks opnieuw getoetst op compliance. Van Erven: “Onder mijn regie is daar de afgelopen jaren ook nog een ‘random review’ aan toegevoegd. Geen ‘mystery guest’, maar een aangekondigde diepte-evaluatie, die alle leden eens in de vijf jaar doorlopen. Het laat zien dat de PCO’s die bij IAPCO aangesloten zijn, met recht een professionele congresorganisator zijn. Wie als opdrachtgever met zo’n bureau in zee gaat, weet dat de kwaliteit gewaarborgd is en dat het congres in goede handen is.”
Internationaal netwerk
Andere voordelen zijn er ook. IAPCO werkt wereldwijd en de 140 bureaus die aangesloten zijn, vormen met elkaar een internationaal netwerk. De lijnen zijn kort en wie hulp nodig heeft, bijvoorbeeld om vertrouwd te raken met lokale fiscale regels of andere relevante kennis, kan altijd terecht bij een collega-bureau in het desbetreffende land. Ook schakelen we snel. Een paar weken na de eerste lockdown, heeft IAPCO bijvoorbeeld een Corona-webinar georganiseerd, waar leden en niet-leden welkom waren om met elkaar in gesprek te gaan en oplossingen te bedenken.”
Trends en ontwikkelingen
“Na 12 jaar IAPCO-lidmaatschap vallen me een aantal dingen op”, besluit Van Erven. “Zo is er een ontwikkeling gaande, waarbij PCO’s steeds meer opschuiven van uitvoerder naar adviseur. Daardoor ontstaat er meer onderscheid tussen PCO en PCC, Professional Congress Consultant. Vanuit die rol kan een bureau opdrachtgevers adviseren over wat past binnen een gegeven situatie en doelstelling. Dan heb ik het bijvoorbeeld over strategisch advies over vorm en uitvoering, bijvoorbeeld de keuze tussen live en online, maar ook de opzet van het congres, het zogeheten meeting design. Veel wetenschappelijke verenigingen willen post-Corona graag weer terug naar volledig live. In mijn optiek zou nagenoeg ieder congres echter een hybride schil moeten hebben, waardoor je het bereik van een congres veel groter maakt.”
Bereik vergroten
“Te denken valt onder andere aan een ‘hyperlink on demand’, die we gaan inzetten bij het International Symposium on the Diabetic foot, waar Cbd al sinds 1993 bij betrokken is. Diabetische voeten zijn vooral een issue in ontwikkelingslanden, maar voor wetenschappers uit die landen kan er een financiële drempel zijn om naar Nederland te komen voor een congres. Door de sessies ook online beschikbaar te stellen, krijgen zij toch toegang tot de laatste ontwikkelingen, waardoor de toepassingen ook hun weg kunnen vinden naar de praktijk en er daadwerkelijk minder complicaties plaatsvinden.”