Congress by design ontwikkelt eigen tool voor sterk meeting design
Als PCO zijn we gewend uitvoerders te zijn. Doorgewinterd. Betrouwbaar. Solide. Een congres van A tot Z organiseren en onze opdrachtgevers helpen om nieuwe wetenschappelijke inzichten te ontsluiten. De nadruk ligt daarbij van oudsher vooral op aspecten als congreswerving, projectcoördinatie, financieel management, communicatie en logistiek. Oog voor doelstellingen en verschillende werkvormen hebben we vanzelfsprekend ook, maar door de nieuwe strategische koers van Congress by design zien we kansen om het ‘by design’ in onze naam écht te gaan laden.
Organiseren én ontwerpen
Aan het woord is Niels Fundter, managing director van Cbd. “Dat doen we door meeting design een volwaardige plek te geven in onze manier van denken en werken. Een congres niet alleen tot in de puntjes organiseren, maar ook ontwerpen. De vraag achter de vraag stellen en samen met de opdrachtgever om de tekentafel om precies díe opzet en werkvorm in te zetten die leidt tot de meeste impact.”
Manier van denken
Van stoelen naar doelen, noemt Juup de Kanter dat. Ze is docent aan Hogeschool Utrecht, geeft creatieve denktrainingen en heeft meegeschreven aan het ‘Handboek Strategische Eventmarketing’, dat in april 2022 is gepubliceerd. Ze is gespecialiseerd in conceptontwikkeling en is door Cbd ingeschakeld om een incompany training te geven om de kracht van meeting design te verkennen en verdiepen. “In vijf workshopdagen komen we met het voltallige team van Congress by design en Groningen Congres Bureau samen. Conceptontwikkeling is een manier van denken, die iedereen zich eigen kan maken.”
Oog voor visie en beleving
“Een concept kun je het beste omschrijven als het overkoepelende idee van een congres, dat is gebaseerd op wat je wilt bereiken en bij welk publiek, passend bij de organisatie en de omgeving”, definieert De Kanter. “Van daaruit maak je de vertaalslag naar doelstellingen, inhoud en ervaring. Goed meeting design gaat uit van die drie aspecten. Vooral de gewenste beleving en de visie waar alles uit voorkomt, blijven vaak onderbelicht. Het begint met de juiste vragen (durven) stellen. Een brug bouwen ook tussen gewenst resultaat en het proces dat daarvoor nodig is.”
Kennisdeling levend houden
“Ieder concept is uniek”, stelt De Kanter. “De kunst is op zoek te gaan naar dat éne haakje, waar je alles aan kunt ophangen. Dat kan bijvoorbeeld iets opmerkelijks zijn in de ambities, de inhoud, de omgeving of trends in het vakgebied. Waar zit de kennis en hoe moet die gaan bewegen voor, tijdens én na het congres? Door naar de gewenste impact te kijken, ontstaat er een bredere blik op het hele traject. Het geeft inzicht hoe je kennisdeling levend houdt en de doelgroepen kunt blijven betrekken, ook als een congres maar eens in de vier jaar plaatsvindt.”
Verrassende ideeën
“Doel van de incompany training is allereerst om de mogelijkheden van meeting design met elkaar in de vingers te krijgen”, vertelt Fundter. “In een halfjaar tijd werken we toe naar het ontwikkelen van een eigen tool of aanpak die we ook kunnen inzetten en delen met onze opdrachtgevers. We hebben twee sessies gehad en merken nu al hoeveel het met ons doet. We verrassen onszelf met ideeën. Een van de opdrachten was bijvoorbeeld om alternatieven te bedenken. Wat als er geen catering is? Wat doe je zonder audiovisuele ondersteuning? Dat vraagt om anders denken en levert onverwachte invalshoeken op. “
Impact maken
En dat is precies waar een sterk concept op leunt”, besluit De Kanter. “Het gaat om mensen, verandering en interactie. Stel dat een van de uitgangspunten van een congres ‘warmte en saamhorigheid’ is. Dan moet dat doorklinken in alles wat je doet, zegt en uitstraalt. Van locatiekeuze tot programma-inhoud en catering. Je zo goed mogelijk verplaatsen in de doelgroep en ontdekken waar die warm voor loopt. Vanuit die kennis ga je vervolgens vormgeven. Zo ontstaat een heldere rode draad, die richting en houvast geeft. De kans wordt zo veel groter dat je daarmee je doelstellingen bereikt én impact maakt.”