De European Society for Vascular Surgery (ESVS) zet zich in voor vasculaire geneeskunde en heeft wereldwijd 3.000 leden, die zich dagelijks bezighouden met de zorg voor en behandeling van patiënten met een vaataandoening. Ontwikkelingen binnen de vasculaire geneeskunde en vaatchirurgie volgen elkaar snel op. Het jaarcongres is daarom een ontmoetingsplek voor medisch specialisten en industriële partners om de laatste inzichten en technieken met elkaar uit te wisselen. De organisatie van het jaarlijkse congres is in handen van het ESVS-team, dat verantwoordelijk is voor de inhoud. Voor nagenoeg álle andere aspecten zochten ze in 2023 een nieuwe core PCO om drie jaar zij aan zij mee op te trekken. De keuze viel op Congres by design, waarbij we een brede range aan werkzaamheden voor onze rekening nemen. Uiteenlopend van projectmanagagement, congreslogistiek, financieel management, deelnemersregistratie, sponsorwerving en het sociaal programma. Omdat we het congres in 2021 ook al hadden georganiseerd, waren we meteen op snelheid en konden we voor de 2024-editie in Krakow direct al verbeterstappen zetten.
1.560
Deelnemers
68
Landen
4 dagen
Duur
Live
Vorm
By design
Een groot deel van het programma bestaat uit workshops, waarvoor deelnemers na afloop een certificaat ontvangen. Verspreid over vier dagen kunnen ze kiezen uit veertig verschillende sessies met dertig mensen per keer. Reken maar uit hoeveel tijd dat kost als je daarvoor handmatig de certificaten moet maken. Het automatiseren daarvan is een van de optimalisaties die we hebben doorgevoerd. Ook keken we naar andere aspecten van de interne organisatie en samenwerking, waarbij efficiënter werken vooropstaat. Daarnaast hebben we ook de beleving voor de deelnemers vergroot. Onder andere door het symposium meer te integreren in de expositieruimte, waardoor er voor beide meer aandacht kon zijn. Verder heeft de organisatie duurzaamheid als congrespijler omarmd. Met onze kennis en advies daarover, zijn er bomen geplant om CO2 te compenseren en is er gekozen voor datumloze prints en keycords om hergebruik mogelijk te maken. Ook is er aandacht besteed aan legacy. Wat laat je achter na het congres? We hebben gezocht naar mogelijkheden voor donaties aan lokale stichtingen in Polen, na alle overstromingen in september 2024. Maar ook wereldwijd, door opbrengsten van de Charity Run te doneren aan artsen in Ethiopië.
Resultaat
Het congres werd met 1.560 deelnemers nog beter bezocht dan de voorgaande jaren. Ook deden er nog meer mensen mee aan de Charity Run, waarvoor ESVS nu zelfs een eigen fonds heeft opgericht om Ethiopische artsen de kans te geven ook veldonderzoek te doen in Europa. De Charity Run werd gepromoot door studenten van de lokale Poolse vereniging, die op hun beurt weer werden begeleid door ons. Zo kwam de samenwerking op alle lagen goed van de grond. Het mooiste compliment dat we van de organisatie kregen, is dan ook dat we ‘part of the family’ zijn. Van de deelnemers hooreden we terug dat ze dit de ‘beste editie ooit’ vonden. Onder andere door de mooie locatie en omdat ze zich tijdens de intensieve vier dagen even konden terugtrekken in de Wellbeing Lounge, wat voor extra rust en flow zorgde. Om het congres van volgend jaar voor te bereiden, hebben we al een Meeting Design sessie gedaan om met elkaar de kansen en valkuilen van de setting in Istanbul te verkennen. Duurzaam samenwerken in optima forma.
