Sinds 2019 organiseren we het jaarcongres voor het Knowledge Platform on Security & Rule of Law (KPSRL). Voor 2020 vroegen zij ons hoe zij in verbinding konden blijven met hun achterban, toen het tijdens het eerste Covid-jaar heel onzeker werd óf en hoe het jaarcongres doorgang zou kunnen vinden. Samen met KPSRL hebben we de mogelijkheden verkend en gaandeweg werd duidelijk dat een live treffen niet mogelijk zou zijn. De opzet van het jaarcongres veranderde mee met de ontwikkelingen in de wereld en ging van fysiek naar hybride naar volledig online.
542
Deelnemers
2 dagen
Duur
Online & Live
Vorm
By design
Uiteindelijk hebben we het online format samen met KPSRL binnen één maand opgezet. Door de nauwe samenwerking en flexibiliteit over en weer verliep het proces soepel en hebben we daar in de uitvoering met elkaar veel profijt van gehad. Vanwege alle veranderingen hebben we extra aandacht besteed aan het informeren van deelnemers, sprekers en stakeholders om hen mee te nemen in het proces. Dat leidde uiteindelijk zelfs tot meer aanmeldingen en betrokkenheid. Sprekers maakten bijvoorbeeld gebruik van de mogelijkheid om hun presentatie te oefenen vanuit de studio, omdat deze wijze van presenteren heel anders is dan voor een volle zaal.
Resultaat
Het online jaarcongres werd een groot succes. Meer dan 500 deelnemers van over de hele wereld participeerden in ons OnAir platform en ook de online netwerkopties werden veelvuldig bezocht. Gezien deze mate van interactie, die we normaal gesproken gewend zijn bij een live congres, concludeerde iedereen dat een online bijeenkomst ook in deze behoefte kan voorzien. Het thema van het jaarcongres was ‘Harnessing potential’ oftewel kansen benutten. Dat is over de gehele linie, inhoudelijk en qua vorm, waargemaakt. De voorbereidingen voor KPSRL 2023 zijn alweer in volle gang. Dit keer gaan we een hybride congres vormgeven om de duurzaamheids- en diversiteitsdoelen te behalen.
