De European Society for Vascular Surgery (ESVS) zet zich in voor vasculaire geneeskunde en heeft wereldwijd 2.700 leden, die zich dagelijks bezighouden met de zorg voor en behandeling van patiënten met een vaataandoening. De organisatie van het jaarlijkse congres is in handen van het ESVS-bureau, dat gevestigd is in Bordeaux. Ze waren op zoek naar een lokale partner in Nederland en benaderden ons om een gevarieerd programma op te zetten met een plenair academisch gedeelte, waarin de laatste wetenschappelijke inzichten gedeeld konden worden, en een parallel trainingsprogramma bestaande uit praktische workshops en seminars. Ook was behoefte aan netwerkmogelijkheden om wetenschappers uit de hele wereld met elkaar te verbinden.
1054
Deelnemers
54
Aantal landen
2 Dagen
Duur
Hybride
Vorm
By design
Ontwikkelingen binnen de vasculaire geneeskunde en vaatchirurgie volgen elkaar snel op. Het jaarcongres fungeert daarom als ontmoetingsplek voor medisch specialisten en industriële partners om de laatste inzichten en technieken met elkaar uit te wisselen. We kozen voor een hybride opzet, waarbij plenaire sessies die live plaatsvonden in Rotterdam, ook gestreamd werden via ons OnAir platform. Sommige sprekers waren live aanwezig in Rotterdam, anderen werden ingebeld via Zoom. Daarnaast waren er verschillende sessies die volledig online plaatsvonden in OnAir. Voorafgaand aan het jaarcongres werden gedurende drie middagen nog fast track sessies aangeboden, ook volledig online. Als PCO waren wij verantwoordelijk voor de volledige logistieke organisatie. Variërend van het onsite management, de deelnemersregistratie en het abstractmanagement tot het inrichten van het online platform en de congres app en het hele online management.
Resultaat
Het ESVS jaarcongres werd midden in de Covid-periode gehouden. Het was lang spannend of het door kon gaan. De 1,5 meter maatregel werd pas kort voor het congres losgelaten, waardoor we gedurende hele voorbereidingsperiode rekening hebben gehouden met meerdere scenario’s. Uiteindelijk waren er meer dan 400 deelnemers live in Rotterdam aanwezig en participeerden 637 mensen online. Iedereen was blij om elkaar weer te kunnen ontmoeten en de doelstellingen van kennis delen, trainingen volgen en netwerken zijn ruimschoots behaald. Voor sprekers die onsite waren en ook een bijdrage leverden aan de online sessies, hebben we voorzien in Zoom booths, waar zij rustig konden zitten om hun online presentatie te geven. Voor deelnemers die onsite waren en ook online sessies wilden volgen, hebben we een online kijkruimte ingericht waar de livestream van de online sessies werd uitgezonden op een groot scherm.