Na jaren van noodgedwongen online en hybride bijeenkomsten vindt de Europese Navigatie Conferentie (ENC) in het voorjaar van 2023 voor het eerst weer volledig fysiek plaats. Op een heel bijzondere locatie bovendien, want ESA biedt aan om de conferentie te hosten bij ESTEC in Noordwijk. Dit is de plek waar het Galileo-satellietsysteem wordt ontworpen en waar de Europese navigatiesatellieten de laatste tests ondergaan voordat ze in een baan om de aarde gaan. Niet voor niets is Veerkrachtige Navigatie het hoofdthema van de conferentie. Want wereldwijd is het bepalen van positie en tijd met behulp van satellieten nog kwetsbaar. Er is behoefte aan flexibiliteit en meer nauwkeurigheid in navigatiefuncties, data, begeleiding en controle. Doel is daarom om een veelzijdige conferentie neer te zetten voor professionals op het gebied van positiebepaling, navigatie en timing. Dit betreft wetenschappers, technici, beleidsmakers en gebruikers.
345
Deelnemers
Live (ook livestream)
Vorm
3 dagen
Duur
Noordwijk
Locatie
By design
De conferentie zou aanvankelijk in Amsterdam plaatsvinden, maar verschuift naar Noordwijk op uitnodiging van ESA. Dat brengt meteen de grootste uitdaging met zich mee, want bij ESTEC zijn er vele vergaderruimtes, maar het is in essentie geen congreslocatie. Dat betekent dat we goed moeten nadenken over de opzet van de conferentie, de logistiek en routing. Er zijn twee gebouwen die vijf minuten lopen uit elkaar liggen. Dat vraagt om zeer goede afstemming met onder andere AV-partners en cateraars. Ook omdat het aantal deelnemers gaandeweg behoorlijk toeneemt. Bij de start van programmering en planning zijn er 270 belangstellenden, maar uiteindelijk zijn er 345 deelnemers.
Resultaat
Dit aantal evenaren we in 2024 wanneer we opnieuw gevraagd worden om de ENC te organiseren bij ESTEC in Noordwijk. Consistentie en verdere professionalisering zijn belangrijke ambities van de associatie, die zich in het Verenigd Koninkrijk bevindt. Onze by design-benadering slaat aan. We slagen erin om in twee jaar tijd verbeteringen door te voeren in planning, budgetbewaking en het online abstract portal, waardoor inschrijvingen en reviews veel soepeler verlopen. Ook krijgt de website een nieuwe look & feel, zodat die helemaal past bij de uitstraling van de conferentie én congresapp, die we inzetten om met alle deelnemers te communiceren. We stellen richtlijnen en checklists op voor sprekers, workshop facilitators en posterpresentaties, zodat er overall meer lijn en herkenbaarheid ontstaat. Omdat er in 2024 zelfs een derde gebouw bij komt, bouwen we een pop-up keuken om de catering en het buffet een centrale plaats te geven en ontmoetingen te bevorderen. Ook al vindt de volgende conferentie plaats in Polen, we blijven aangesloten voor kwaliteitsbewaking. Dat de LOC ‘geen slapeloze nachten’ heeft als Congress by design betrokken is, vinden wij een heel groot compliment.
