Een eenvoudige en snelle registratie is essentieel om de congresbezoekers tevreden te houden. Wij bieden ondersteuning bij het opzetten en implementeren van de online registratie van deelnemers met als doel alle registraties efficiënt en transparant te verwerken, waardoor de ROI van uw bijeenkomst wordt verbeterd.
Digitaal verbonden registratietool
Voor het opstellen en implementeren van online registratieformulieren maken wij gebruik van EventsAir, een wereldwijd congresmanagementsysteem dat speciaal is ontworpen voor (complexe) wetenschappelijke en medische bijeenkomsten. Dit platform biedt uitgebreide functies en is een onmisbare schakel in een succesvolle en professionele uitvoering van congressen. Ons systeem kan alles van uw bijeenkomst samenbrengen: registraties, abstracts, hotel reserveringen, het programma, en dit kan allemaal worden getoond in een interactieve congresapp. Onze projectcoördinatoren zijn gespecialiseerd in het gebruik van dit platform en staan klaar om een passend systeem voor uw bijeenkomst in te richten.
Gebruiksvriendelijkheid
Een eenvoudige en snelle registratie is essentieel om de congresbezoekers tevreden te houden. In ons systeem kunnen uw deelnemers alles via één account aanpassen en beheren. Het systeem bevat naast registratiesoftware namelijk ook abstract submission en review software, een app, betalingssoftware, congresprogramma's en meer.
Volledige aanpasbaarheid
De registratie flow kan volledig op maat worden gemaakt met aangepaste velden. Daarnaast biedt het verschillende branding opties, waardoor het registratieformulier in lijn staat met alle uitingen van het congres. Onze projectcoördinatoren kijken graag samen met opdrachtgevers naar de mogelijkheden, en zullen de meest passende adviezen hierbij geven.
Geïntegreerde betalingsverwerking
EventsAir ondersteunt meerdere betaalmethoden en zorgt voor een veilige betalingsverwerking. Dit stelt deelnemers in staat om verschillende betaalopties te kunnen selecteren tijdens hun registratieproces en geautomatiseerde betaalbevestigingen ontvangen.
Nauwkeurige rapportages
Zowel wij als onze opdrachtgevers, hebben de mogelijkheid om via een eigen account toegang te verkrijgen tot gedetailleerde rapporten over registratiegegevens en deelnemersstatistieken, met real-time inzicht in aanmeldingen.
Automatisering van communicatie
Ons registratiesysteem ondersteunt geautomatiseerde e-mailcampagnes, evenals de mogelijkheid om herinneringen, bevestigingen, updates en follow-ups te verzenden. Onze projectcoördinatoren beheren daarnaast ook de mailboxen om alle vragen vanuit deelnemers direct te kunnen beantwoorden.
Mogelijkheden voor virtuele en hybride evenementen
Met ingebouwde tools, kan ons systeem een platform bieden voor fysieke congressen, maar ook een platform voor virtuele of hybride congressen. De tools hebben de functies voor livestreaming, interactieve sessies en netwerkfuncties.
Veiligheid en AVG
Het systeem zorgt voor een hoog niveau van gegevensbeveiliging en privacy, en voldoet volledig aan de AVG-regelgeving en andere relevante wetten. Vergeleken met andere systemen is dit heel goed geregeld.
Interactieve functies
Via tools of registratievragen is het mogelijk om deelnemers aan elkaar te koppelen en interactie op te zoeken. Denk bijvoorbeeld aan congresapp waarin we opties bieden voor polls, Q&A's, en chatrooms.
Groepsregistraties en kortingen
Met EventsAir kunnen wij verschillende registratiemogelijkheden aanbieden voor grotere groepen. Zo kan de deelnemer meerdere mensen registreren voor bijvoorbeeld zijn bedrijf of partners. Daarnaast kunnen wij kortingen aanbieden voor speciale registraties, zoals sprekers of partners.
Onsite registratie
De projectcoördinatoren zullen ruim vóór de start van het congres aanwezig zijn, evenals gedurende het hele congres, om deelnemers, sprekers en exposanten bij de registratiebalie te verwelkomen en alle nodige werkzaamheden professioneel af te handelen, waaronder de ter plekke betaling van registratiekosten en het produceren van nieuwe/gecorrigeerde badges.
