Ondersteuning bij het biedingsproces

Name: Obsession
Price range: $

De aanbesteding is de eerste essentiële stap in het organiseren van een congres. Wij hebben jarenlange ervaring in het ondersteunen van onze opdrachtgevers bij bidprocedures, waarbij wij optreden als verbindende schakel tussen de internationale associatie, de lokale organisatiecommissie, de gaststad en de congreslocatie. In nauwe samenwerking met alle betrokken partijen werken wij aan het binnenhalen van de opdracht om een internationaal congres in Nederland te kunnen organiseren. Als professionele congres organisator ondersteunen wij onze opdrachtgevers ook bij het aanbestedingsproces van internationale congressen in het buitenland.

Een internationaal congres organiseren

De bidprocedure voor een congres

Een "bid" is in feite een voorstel om een internationaal congres in een bepaald land te organiseren. Associatiecongressen vinden vaak ieder jaar in een ander land plaats. Het land en de locatie worden al jaren van tevoren gepland. De bidprocedure verschilt van congres tot congres. Er wordt een oproep gedaan vanuit de internationale associatie om interesse kenbaar te maken om het congres te hosten. Dit gebeurt dan door middel van een bid book. Congress by design maakt het bid book in samenwerking met bovenstaande partijen.
Het bid book beschrijft wat het land wetenschappelijk te bieden heeft, waar het in uitblinkt, wie de organisatie en het wetenschappelijke programma leiden, welke partners het congres ondersteunen, en welke stad en locatie worden voorgesteld. Ook zaken als bereikbaarheid, beschikbare en betaalbare hotels, mogelijkheden voor sociale programma's en de financiële planning worden belicht. Het doel is om de internationale associatie te overtuigen dat het desbetreffende land de beste keuze is voor het volgende congres.

Nadat het bid book is ingeleverd, worden alle ingediende bid books beoordeeld door een commissie van de internationale associatie. Soms wordt er een shortlist gemaakt en krijgen twee of drie landen de kans om hun bid te pitchen tijdens een bijeenkomst, en soms mogen leden van de associatie stemmen.

Leads voor bidprocedures komen regelmatig uit ons IAPCO en ICCA netwerk, via onze stedenallianties, NBTC, en soms ontstaat vanuit een beroeps- of wetenschappelijke vereniging de wens om het internationale associatiecongres binnen een specifiek vakgebied naar een bepaald land te halen. Soms heeft een LOC al een voorkeur voor een stad waar ze het congres zouden willen organiseren. De landen die geïnteresseerd zijn om het congres te organiseren alles uit de kast trekken om de internationale associatie ervan te overtuigen het congres daar te organiseren. Na het verkrijgen van een dergelijke toezegging van de nationale organisatie, kunnen formele uitnodigingen worden voorbereid en kan het biedingsproject van start gaan.

De bidprocedure is een complex proces. Soms is vanuit de internationale associatie veel informatie beschikbaar, maar vaker is de informatie beperkt. Congress by design begeleidt als PCO het gehele proces. We vragen zo nodig extra informatie op bij de associatie, ook over eerder gehouden congressen, zodat we een goed beeld hebben van hoe het congres er precies uit zal zien. Als PCO is het van essentieel belang dat we nauw samenwerken met het Convention Bureau en, indien van toepassing, het congres- of conventiecentrum. Door onze krachten te bundelen en elkaars sterke punten te benutten, kunnen we ons gemeenschappelijke doel bereiken. Het indienen van een bid voor een internationaal congres vraagt om toewijding en inspanning van alle betrokken partijen.

Ondersteuning bij het biedingsproces | Congress by design

Voordelen van een congres voor de lokale economie

Als PCO zien we de enorme voordelen die een congres met zich meebrengt voor de professionele gemeenschap, de stad en het land. Deze voordelen beginnen al ver voordat het congres plaatsvindt, vanaf het moment dat wij de overheid op de hoogte stellen van onze intentie om een bod uit te brengen om het congres te organiseren. Dit zorgt voor een kettingreactie waarbij iedereen samenwerkt om het congres naar de stad en het land te halen. We brengen alle partijen in beweging en presenteren een casestudy die laat zien waarom het congres belangrijk is. We geven aan hoeveel deelnemers er komen, welke voordelen het congres oplevert voor de lokale economie, hoeveel banen het kan creëren en hoe we de stad en het land internationaal op de kaart kunnen zetten.

Deelnemers raken vaak voor het eerst geïnteresseerd in het gastland en de gaststad. Ze willen graag meer weten over de geografische locatie, het klimaat, de bezienswaardigheden, de cultuur, het eten en de mensen. Hoewel deelnemers congressen bijwonen met als doel te netwerken en hun kennis en vaardigheden te vergroten, worden ze ook aangetrokken door de aantrekkingskracht van de bestemming.