Goede sponsoring draait om relevantie

Of je nu de naamsbekendheid wilt vergroten op een tentoonstelling, reuring wilt veroorzaken op de congresvloer of een congres een stabiele financiële basis wilt geven. Sponsoring is dé manier om extra impact te maken. Congress by design heeft verschillende sponsorpakketten ontwikkeld, die zowel opdrachtgevers als sponsors houvast geven en die echt meerwaarde bieden.

“Sponsoring gaat over keuzes maken”, stelt Jort Leget, projectcoördinator en sponsorspecialist bij Congress by design. “Wanneer je de sponsorpakketten bij je congres slim inricht, vergroot het de relevantie voor de opdrachtgever, de sponsors, de deelnemers én het land waarin het congres plaatsvindt. Geen willekeur aan stands met random producten, maar een doordacht plan dat ontzorgt. Van standinrichting tot vloerplan en van transportondersteuning tot facturering. Ik durf na vele jaren ervaring, vallen, opstaan, fouten maken, bijstellen, wel te beweren dat wij alle aspecten in de smiezen hebben. En dat we zorgen dat het geregeld wordt!”

Logistieke valkuilen voorkomen
“Het klinkt vaak zo mooi”, bespiegelt Jort. “Op de tentoonstelling wil men innovatieve instrumenten laten zien voor de medische wereld. Om er pas in de transportfase achter te komen dat er een specifieke certificering  voor nodig is of dat de instrumenten worden tegengehouden door de douane. Het is een enorm logistiek proces om sponsors en hun producten en diensten op te lijnen en ervoor te zorgen dat alles en iedereen op tijd, heel en veilig aankomt in het land van bestemming. Het inhoudelijke en logistieke proces van sponsoring hebben wij in de vingers en bieden wij aan als integrale service van congresorganisatie.” 
 

Idee en praktijk direct samenbrengen 
Omdat sponsoring een vak apart is met heel veel verschillende stromen, is Jort er helemaal aan toegewijd. “Met een achtergrond in hotelmanagement ben ik altijd bezig met hospitality en het bieden van de beste service. In het geval van sponsoring gaat dat vooral over relevantie. Dus passend bij het congres en met zoveel mogelijk maatwerk voor de sponsor. Goed sponsormanagement begint met advies, het verkennen van wensen en een locatiebezoek op de plek waar het congres zal plaatsvinden. Idee en praktijk komen zo direct samen. Vervolgens maken wij een brochure voor de sponsors met daarin de voor dat congres vormgegeven pakketten. Variërend van kaal vloeroppervlak tot een volledig ingerichte stand van 6, 9, 12 of 18 m2. Ook extra’s zijn mogelijk in de vorm van industrie-sessies, dinertickets, social media posts of het bijdragen aan het sociaal programma van het congres door bijvoorbeeld hoofdsponsor te worden van een liefdadigheidsloop.”

Van weggooien naar waarde toevoegen
“Wanneer een congres op meerdere plekken en in verschillende landen plaatsvindt, is het slim om ook na te denken over hergebruik”, zegt Jort. “Door bijvoorbeeld voor duurzame standinrichting te kiezen, die meerdere keren meegaat of die gerecycled kan worden. Voor ESVS hebben we in Krakau bijvoorbeeld voor standbouwdoeken gekozen, die later gebruikt konden worden om bomen te planten. We kijken dus ook naar de ecologische footprint van sponsoring en zien het als onze verantwoordelijkheid om waarde toe te voegen in plaats van weg te gooien.”

Structuur geeft een kick
Zo’n drie tot vier maanden voor het congres ontvangen de sponsors een ‘exhibition manual’. Daarin staan werkelijk alle ins en outs over transport, branding, opbouw, registratie en aankomst. Indien er van tevoren een locatiebezoek wenselijk is, is dat ook mogelijk. Jort: “Daarna begint voor mij het verzamelen en uitzetten van alle gegevens. Van het regelen van drukwerk, het inschakelen van standbouwers en cateraars, het contacten van leveranciers van meubilair en AV en het coördineren van registraties en douanepapieren. Aan alles wordt gedacht. Maandenlang fungeer ik als schakel tussen opdrachtgever, sponsorbedrijf en partners en het geeft me iedere keer weer een kick als ik tijdens het congres in alle rust kan rondlopen."