“Impact maken begint bij een breed gedragen doel”

Sinds 2022 heeft meeting design een volwaardige plek gekregen in onze manier van denken en werken. Aan de hand van een praktijkgerichte in-company training van impactmaker Juup de Kanter, hebben we onze eigen Meeting Design Tool ontwikkeld, waarmee we opdrachtgevers begeleiden om echt van betekenis te zijn. Het resultaat? Een helder beeld van de doelstelling, alle neuzen dezelfde kant op en verrassende ideeën voor de uitwerking die niet veel geld en moeite hoeven te kosten.

2023 is het jaar om onze nieuwe tool in praktijk te brengen en in te zetten bij onze opdrachtgevers. In januari organiseerden we onze eerste Meeting Design Sessie voor en met het lokale organisatie comité (LOC) van het IUPAC|CHAINS congres. Dit prestigieuze internationale congres vindt plaats van 18 t/m 25 augustus 2023 in Den Haag. Er worden zo’n 2.000 chemici verwacht.

Helderheid en alignment
Meeting design begint met helderheid en alignment. Want een congres heeft pas echt impact als doel, inhoud en beleving op elkaar zijn afgestemd. Allereerst zijn we aan de slag gegaan met de doelstelling. Het formuleren van het congresdoel klinkt misschien eenvoudig, maar al snel bleek dat de meningen hierover verdeeld waren. Het doel is namelijk meer dan kennisuitwisseling alleen. Met behulp van creatieve werkvormen en onze Meeting Design Driehoek zijn we tot een breed gedragen doel gekomen. Vervolgens hebben we bepaald welke gedragingen we bij de deelnemers willen terugzien, om zeker te weten dat die doelstelling ook bereikt wordt. Met andere woorden, wat willen we dat al die chemici ervaren tijdens het congres?

Doel, inhoud en beleving
Daar hebben we vervolgens het programma op afgestemd. Want hoe kunnen we invulling geven aan zeven inhoudelijke dagen die bol staan van kennisuitwisseling en netwerkactiviteiten, maar die ook ruimte bieden voor rust, reflectie en interactie? Hiervoor hebben we de werkvorm Brainwriting ingezet, waarbij heel veel leuke en creatieve ideeën naar boven zijn gekomen. Met behulp van de Impactmeter hebben we vervolgens gekeken welke ideeën veel of weinig impact hebben en welke veel en weinig moeite kosten.

Verrassende ideeën
Wat blijkt: veel ideeën hebben impact, zonder dat het heel veel moeite kost om ze te realiseren. “Dit had ik niet verwacht”, reageert Frank Sekeris van het LOC. “Ik vond de Meeting Design Sessie een waardevolle toevoeging en ervaring. Een moment van reflectie met het team vroeg in het proces zorgt ervoor dat we nu goed helder hebben waar we het voor doen. Dat geeft richting aan het hele verdere traject.”