Partnership by design: De Sleutel tot Succesvolle Congressen met Marion Beeler van EFCLIN

Al bijna dertig jaar staat Marion Beeler, de uitvoerend directrice van EFCLIN, aan het roer van hun jaarlijkse congres. In de steeds evoluerende wereld van congresmanagement is het belang van partnerschap en vroege planning nog nooit zo duidelijk geweest. Dit afgelopen jaar gaat een nieuw hoofdstuk in met een samenwerking tussen EFCLIN en Congress by design voor het aankomende congres in april. Tijdens dit interview deelt Marion haar rijke ervaring en onderstreept dat een grondige voorbereiding de sleutel tot succes is.

“Pack and go”
De filosofie van "pack and go" – zorg dat alles klaar is voor vertrek – heeft vanaf het begin haar aanpak geleid. Deze filosofie is gebaseerd op het principe dat een uitgebreide checklist en een vroege start van de voorbereidingen essentieel zijn om kalm te blijven en effectief te kunnen reageren op onverwachte situaties. Door vroeg te beginnen en duidelijk te weten wat je wilt bereiken, kan het werk verdeeld en efficiënt uitgevoerd worden. Deze aanpak zorgt ervoor dat alle betrokken partijen – van sponsors tot bezoekers – voldoende tijd hebben om beslissingen te nemen, wat cruciaal is voor het succes van het congres.
Marion benadrukt dat zowel grote als kleine congressen hun eigen uitdagingen met zich meebrengen. De omvang van het evenement beïnvloedt niet de complexiteit of het werk dat erin gestoken moet worden. Elke keuze, van locatie tot catering en technische support, vereist zorgvuldige overweging.

Nieuwe uitdagingen
De industrie heeft aanzienlijke veranderingen ondergaan met digitale technologie en veranderende deelnemersverwachtingen. Van de verschuiving in cateringopties, die overging van traditionele diners naar fingerfood en buffetten, tot digitale presentaties ter vervanging van ouderwetse dia's en projectoren. “We gebruiken voortaan één laptop en laadden presentaties van tevoren erop. Niemand gebruikt nu nog projectoren of dia's. De projectoren die we hadden, hebben we aan kunstenaars verkocht voor het projecteren van hun schilderijen. De noodzaak voor organisatoren om flexibel en aanpasbaar te zijn, is essentieel om bij te blijven met de nieuwste trends en technologieën”, vertelt Marion.
Ze deelt ook haar ervaring met het aanpassen aan de moderne werkwijze, waarbij niet iedereen fulltime werkt, wat nieuwe uitdagingen met zich meebrengt in termen van beschikbaarheid en communicatie. Verschuiving naar meer flexibele werktijden onderstreept het belang van moderne communicatiemiddelen, benadrukt Marion. “Vele teamleden hanteren deeltijdwerk, dat is oké voor mij, maar ik moet leren dat iemand niet dezelfde dag kan antwoorden omdat diegene niet op kantoor is”

Een Betrouwbare Partner
Marion benadrukt het belang van het vinden van een partner die niet alleen de logistieke uitdagingen aankan maar ook de visie en waarden van EFCLIN deelt. Congress by design speelt een belangrijke rol in deze samenwerking. De verdeling van verantwoordelijkheden toont het belang van het hebben van een betrouwbare partner. Met het oog op de toekomst en de viering van het 50-jarige jubileum van EFCLIN dit jaar, benadrukt Marion het belang van flexibiliteit, gemeenschapsgevoel en het creëren van een inclusieve ervaring voor alle deelnemers. Het doel is om een omgeving te creëren waarin iedereen zich welkom voelt en deel uitmaakt van de EFCLIN-familie, ongeacht de omvang van het evenement.