Van speels leren tot duurzaam ontwerp: hoe nieuwe verwachtingen wetenschappelijke bijeenkomsten veranderen

Een nieuwe generatie heeft haar intrede gedaan in de congres- en evenementenwereld. Een generatie die meer verwacht dan alleen lezingen en kennisoverdracht. Digitale natives zoeken zingeving, participatie en verbinding. Tijdens het European Polymer Federation Congress 2025 (EPF 2025) in Groningen werd deze verschuiving tastbaar. Met meer dan 1.300 deelnemers, 1.200 abstracts en 32 sponsors was EPF 2025 groots van opzet; maar het echte succes zat in de sfeer: open, speels en verbonden. Het congres liet zien dat betrokkenheid vanzelf ontstaat wanneer mensen worden uitgenodigd om mee te doen in plaats van alleen aanwezig te zijn.

Gamification als verbinding, niet als afleiding
Tijdens EPF 2025 werd gamification ingezet als een eenvoudige maar effectieve manier om interactie te stimuleren. De congresapp ging verder dan haar traditionele rol als informatietool. Al vóór aanvang van het evenement deelden deelnemers berichten, leuke inzichten en legden zij contact met mensen die zij hoopten te ontmoeten. Tijdens het congres konden deelnemers meedoen aan kleine challenges, QR-codes scannen bij exposanten en berichten plaatsen in de eventfeed. Daarmee verdienden zij punten.
“Gamification maakte het congres toegankelijker,” reflecteert het team van Congress by design. “Het verlaagde drempels, stimuleerde interactie en bracht gesprekken op gang die anders niet zouden zijn ontstaan.” Met veel first-time attendees en een verdrievoudiging van het aantal studenten ten opzichte van eerdere edities, bleek de app vooral voor deze nieuwe generatie van grote waarde. Het hielp hen om te verbinden, actief deel te nemen en zich thuis te voelen binnen de bredere wetenschappelijke gemeenschap. De technologie verving het persoonlijke contact niet, maar maakte het juist mogelijk.

Ontwerpen voor ontmoetingen
Naast de app was elk element van EPF 2025 ontworpen om ontmoeting en verbinding uit te nodigen. Interactieve e-posterzones, compacte wetenschappelijke sessies en informele ontmoetingsplekken stimuleerden spontane ontmoetingen en betekenisvolle uitwisseling. Jonge onderzoekers kregen de ruimte om hun werk te presenteren in laagdrempelige settings, waarmee de kloof tussen gevestigde experts en de volgende generatie innovators werd overbrugd.

Georganiseerd in Groningen weerspiegelde EPF 2025 de Europese samenwerkingsgeest: divers, open en inclusief. Congress by design werkte samen met lokale partners om een evenement te creëren dat zowel soepel als gastvrij aanvoelde. Het liet zien dat verbinding niet alleen ontstaat tijdens sessies, maar ook in de manier waarop een evenement als geheel wordt vormgegeven. Ondanks grote externe gebeurtenissen die gelijktijdig plaatsvonden, waaronder de NAVO-top en de TT van Assen, werd het congres een levend voorbeeld van wat er gebeurt wanneer wetenschap via gamification met elkaar wordt verbonden.

Lessen voor de sector
EPF 2025 liet zien dat het betrekken van de NextGen begint bij nieuwsgierigheid en het vertalen daarvan naar doordachte ontwerpkeuzes. Het congres bewees dat interactie niet complex hoeft te zijn, maar wel bewust ontworpen moet worden. Wanneer mensen de ruimte krijgen om te ontdekken, bij te dragen en op hun eigen manier verbinding te maken, wordt betrokkenheid oprecht.
Participatie is vandaag de dag een bewuste keuze. De nieuwe generatie kiest zorgvuldig waar zij haar tijd aan besteedt en verwacht dat die tijd waardevol is. Dat betekent dat bijeenkomsten keuzevrijheid, flexibele formats en mogelijkheden tot verbinding tussen generaties moeten bieden. Voor, tijdens én na het evenement.

Drie inzichten voor ontwerpen met de NextGen in gedachten:

• Maak participatie moeiteloos. Betrokkenheid groeit wanneer interactie natuurlijk aanvoelt; een overzichtelijke app, een korte quiz of een speelse uitdaging kan het verschil maken.
• Geef eigenaarschap. Nodig jonge deelnemers uit om sessies mede vorm te geven, discussies te modereren of ideeën te delen; betrokkenheid verandert aanwezigheid in commitment.
• Ontwerp voor verbinding. Creëer ruimte voor gesprek en nieuwsgierigheid. De echte waarde van een bijeenkomst zit niet in de content, maar in wat er gebeurt wanneer mensen en wetenschap met elkaar verbinden. Verbind generaties door mentoren te koppelen aan studenten en leren een tweerichtingsgesprek te maken.