Breng wetenschap en mensen samen met Congress by design
Bij Congress by design geloven we in de kracht van kennisdeling om samen een betere toekomst te creëren. Als congresmedewerker draag jij bij aan dit doel door wetenschappers, onderzoekers en professionals samen te brengen op internationale congressen. Met jouw nauwkeurigheid en klantgerichte instelling zorg je ervoor dat de registratieprocessen vlekkeloos verlopen en deelnemers zich welkom voelen.
Als congresmedewerker werk je ondersteunend aan een projectteam dat, onder leiding van een projectmanager, verantwoordelijk is voor de organisatie van diverse (inter)nationale wetenschappelijke congressen. Je bent hét aanspreekpunt voor internationale deelnemers aan de congressen die wij organiseren. Vanaf de eerste aanmelding tot het moment dat ze het congres binnenstappen, zorg jij ervoor dat alles soepel verloopt.
Wat ga je doen?
- Opzetten en beheren van online registratieportalen in overleg met opdrachtgevers.
- Verwerken van aanmeldingen en beantwoorden van vragen van deelnemers via e-mail en telefoon.
- Coördineren van betalingen en administratieve verwerking van registraties.
- Verzorgen van een soepel registratieproces op locatie en het verwelkomen van deelnemers bij de registratiebalie.
- Samenwerken met projectteams en meedenken over verbeteringen in het registratieproces.
In het voorbereidingstraject werk je nauw samen met de opdrachtgever om een gebruiksvriendelijk online registratieportaal op te zetten. Vervolgens beheer je de aanmeldingen en sta je deelnemers te woord bij vragen over hun registratie, betalingen en deelname. Tijdens het congres ben jij degene die de registratiebalie coördineert en zorg je ervoor dat elke deelnemer zich direct welkom voelt.
Je werkt tegelijkertijd aan meerdere congressen en bent onderdeel van verschillende projectteams. Dit maakt je werk afwisselend en uitdagend. Congress by design organiseert meerdaagse, internationale wetenschappelijke congressen in Nederland én in het buitenland. Omdat we deelnemers van over de hele wereld ontvangen, is communiceren in het Engels een vast onderdeel van je werk. Het is dus belangrijk dat je je hierin zeker voelt. Daarnaast reis je af en toe met collega’s naar congressen op locatie – een leuke kans om het evenement dat je mede hebt georganiseerd in de praktijk te zien en te ondersteunen.
