Groningen als wereldwijd podium voor polymerenwetenschap

Samen met de opdrachtgever werd al in een vroeg stadium geanticipeerd op externe omstandigheden, met grote evenementen vóór en ná EPF: de NAVO-top, de TT Assen, en de verbouwing van het treinstation. Waar aanvankelijk werd gerekend op minder deelnemers en de helft aan abstracts, dwong de hoge interesse ons om op meerdere fronten bij te sturen. Dat vroeg om slimme keuzes. We introduceerden e-posters en communiceerden helder vooraf naar de deelnemer, zodat alles op locatie soepel verliep. Ook aan de sponsorkant groeide de belangstelling snel. In nauwe samenwerking met het LOC zorgden wij voor de afhandeling en coördinatie van de sponsorverzoeken. Door passende sponsorpakketten aan te bieden, werd het congres voor meer partijen interessant waardoor ook de nodige aanpassingen in de indeling moest worden gemaakt.
Via de congresapp introduceerden we gamification: QR-codes scannen, quizzen, berichten posten. Een mooie laagdrempelige manier voor nieuwelingen, waaronder veel studenten, om ontmoetingen te stimuleren. Ook duurzaamheid stond centraal: met een rapportage en vernieuwende suggesties op basis van onze checklist.

Het congres ontving lovende reacties vanuit de deelnemers en de opdrachtgever. “Best EPF congres tot nu toe’ werd door een deelnemer geschreven. Niet alleen door de omvang en het internationale karakter, maar ook door de energie en vernieuwing die het programma bracht. Ook de verdubbeling van het aantal studenten gaf het congres een toekomstgericht profiel. Deelnemers waren fanatiek met punten verzamelen in de congresapp waardoor interactie en zichtbaarheid voor sponsoren sterk toenamen. Met de groei naar 1300 deelnemers, meer dan 1200 abstracts en een recordaantal van 32 sponsoren bewees EPF 2025 dat inhoud, organisatie en beleving elkaar optimaal kunnen versterken.